להפוך הצעות למחיר להזדמנויות: המדריך שיביא לכם את הלקוח הבא

בכתבה הקודמת הסברתי איך "לתמחר פרויקטים" ומיד לאחר שהחלטת על מחיר לפרויקט מגיע השלב הבא: הגשת הצעת מחיר ללקוח.

מהצעות מחיר גרועות שכתבתי למדתי איזה כשלים בתקשורת זה יכול לייצר ביני לבין הלקוח, ולכן אשמח לשתף כאן כיצד אני כותבת את הצעות המחיר שלי כיום בצורה טובה יותר (מכל כשלונותי למדתי והשכלתי)...

בימים אלה אני נותנת שירותי פרילנס למשרדים בארץ ולפרויקטים פרטיים, ובמקביל בהולנד הקמתי את Studio Sabra הנמצא ממש בתחילת דרכו, ואיתו מציעה שירותי אדריכלות שונים כולל תלת מימד, הדמיות ותכנון. כך יוצא לי לכתוב הצעות מחיר קצת שונות אחת מהשניה בכל פרויקט.

אז אם בא לך לדעת מה החשיבות של הצעת מחיר, מה המבנה של הצעת מחיר טובה, ואילו סעיפים אסור לך לשכוח - הכתבה הזאת היא בשבילך.

הצעת מחיר - למה זה כל כך חשוב?

הצעת המחיר שאני מגישה ללקוחות היא מבחינתי חוזה העבודה מולם ומכאן שהחשיבות שלה רבה ביותר.

הצעת מחיר שכתובה היטב מנסחת את יחסי העבודה ביני לבין הלקוח והיא מסמך תיאום ציפיות.

הצעת המחיר צריכה להסביר:

- מה הלקוח יקבל ממך.

- מה הם שלבי העבודה וההתקדמות בפרויקט.

- מה העבודה כוללת ומה היא אינה כוללת.

- מתי וכמה הלקוח צריך לשלם

ככל שהצעת המחיר תכלול יותר פרטים כך הלקוח ידע למה בדיוק לצפות במהלך העבודה. יחד עם זאת, חשוב לכתוב רק פרטים רלוונטיים, לא לעייף את הלקוח ביותר מידי תתי סעיפים, ולשמור על שפה פשוטה ונהירה.

ככלל אצבע ההצעה צריכה להיות מקסימום באורך 3 דפים (אלא אם כן מדובר בפרויקט מורכב ביותר).

אני לא יכולה לצפות מהלקוח שיקרא את המחשבות שלי, ולכן תפקידי הוא להסביר שחור על גבי לבן מה השירות הניתן ומה התשלום הנדרש עבורו.

דברים שאינם מוגדרים היטב הופכים לקצוות פתוחים שיוצרים חוסר בהירות עבור הלקוח ועשויים לגרום לתחושת בלבול ואף אכזבה בהמשך הפרויקט.

איך בונים הצעת מחיר טובה? 

1. טמפלט שישדר מקצועיות

כאשר מגישים הצעת מחיר גדולה כקטנה חשוב מאוד לשדר מקצועיות ואמינות. לכן יש לוודא שעל כל דף בהצעת המחיר כתוב את שם העסק, לוגו, וכמובן פרטי התקשרות.

2. הצגת הפרויקט בקצרה והכרת תודה

בפתיחת הצעת המחיר אני מציינת את שם הלקוח ומציגה את הפרויקט בקצרה: מהות הפרויקט, כתובת הפרויקט וגודלו.

מיד עם מילות הפתיחה אני מצרפת גם הכרת תודה: "בהמשך לפגישתנו/שיחתנו הנעימה", "תודה שפנית אלי לקבלת הצעת מחיר" וכו'.

הפתיח פונה אל הלקוח באופן אישי כך שהוא יבין שההצעה נתפרה במיוחד עבורו ועבור הפרויקט שלו.

3. פרטו את שלבי הפרויקט

זהו השלב הקריטי ביותר בכתיבת ההצעה. כמובן שלכל פרויקט יש שלבים שונים, אבל לא משנה באיזה סוג פרויקט מדובר, פרקו אותו למספר שלבים על פי הדרך שבה אתם הולכים לבצע את הפרויקט (ורצוי לא יותר מ-6 שלבים).

הסבירו בכל שלב מה הלקוח יקבל מכם ובאילו תנאים: מהם המסמכים (התכניות) שהוא יקבל, מספר הפגישות וכו', וחשוב באותה מידה גם לציין מה קורה במקרה של חריגות.

למשל: נניח שלשלב בחירת חומרי הגמר קבעתי 3 מפגשים באורך של 6 שעות למפגש. לכך אוסיף גם הערה: כל מפגש נוסף בעלות של X ש"ח לשעה / למפגש.

השלבים השונים הם אבני הדרך בתכנון ובהתקדמות הפרויקט. בסיום כל שלב אדרוש תשלום מהלקוח לפני שמתקדמים לשלב הבא.

השיטה הזאת של אבני דרך יוצרת תקשורת ברורה בינך לבין הלקוח. כך למשל נוח לי לדרוש תשלום כל פעם שסיימנו שלב והלקוח כבר יודע למה לצפות בשלב הבא.

בנוסף, שיטת אבני הדרך יוצרת סדר פעולות עבורי בהתקדמות הפרויקט.

בדוגמה המצורפת ניתן לראות מה כוונתי בפירוט השלבים.

4. תנאי התשלום

לאחר שפירטתי מה הפרויקט כולל ומהם השלבים בפרויקט אכתוב את תנאי התשלום.

בשורה העליונה אכתוב בבירור את המחיר הסופי הנדרש ואציין האם המחיר כולל או אינו כולל מע"מ.

לאחר מכן אפרק את התשלום לפני אבני הדרך ואציין מתי בדיוק הלקוח נדרש להעביר את התשלום (ואם מעניין אותך לדעת איך כדאי לתמחר כל שלב, על כך כתבתי בכתבה הקודמת).

5. סעיף הערות

זה המקום להוסיף אליו כל מידע חשוב ומהותי שעולה בדעתך לגבי השירות שיינתן על ידך וגם על השירות שלא יינתן.

 בסעיפים שאסור לשכוח כתבתי דוגמאות לדברים שאכניס תחת סעיף ההערות.

6. סיימו בהכרת תודה

כמובן שחשוב לסיים במילות תודה והערכה. לדוגמה: "תודה לך על פנייתך", "אשמח לשיתוף פעולה בפרויקט זה" וכדומה.

7. אופציונלי - ערך מוסף

בסוף החוזה אפשר להוסיף כמה מילים עליך והאני מאמין שלך, על העסק והניסיון שלך, מה הערך המוסף בלעבוד אתך וכו'.

אני ממליצה להקפיד על פסקה קצרה, 4-5 שורות יספיקו.

סעיפים שאסור לשכוח:

סעיף ההערות בחוזה הוא המקום להדק את הקצוות, לא להשאיר מקום לאי וודאות ולהגן על זכויותייך. אלה הם שלושה דברים שחשוב שיופיעו בכל פרויקט.

1. סיום ההתקשרות/הפסקת עבודה

מה קורה שהלקוח רוצה לפטר אותך או שברצונך לעזוב את הפרויקט?

אני מציינת כי שני הצדדים ראשיים להפסיק את ההתקשרות בכל שלב, וכי במקרה של עזיבה מצד הלקוח באמצע אחד מהשלבים, ישולם שכר הטרחה המלא בגין אותו שלב.

2. זכויות יוצרים

זכויות היוצרים על התכנון הם שלך. אני כותבת במפורש שאני (המתכננת) היינה בעלת הזכויות על התכנית וכי במקרה של הפסקת התקשרות הלקוח אינו ראשי לעשות שימוש בתכנון ו/או בשרטוטים שהוצעו על ידי.

3. תשלומים נוספים

יש להבהיר ללקוח כי הצעת המחיר היינה בעבור השירותים שלך בלבד, והיא ואינה כוללת תשלום עבור יועצים אחרים, תשלומים לעירייה, הוצאות על הדפסות וכו'.

לסיכום,

הצעת מחיר טובה מבהירה ללקוח את שלבי הפרויקט ומשאירה את הלקוח עם תחושת ביטחון בתהליך העבודה מולכם.

לאחר שהסברת ללקוח מה הוא יקבל ממך, זה הזמן לדאוג לעצמך - יש לציין במפורש מתי וכמה הלקוח צריך לשלם ואילו שירותים אין בכוונתך/באחריותך לספק.

אם יש לך טיפים לכתיבת הצעות מחיר טובות ומנצחות, או סעיף חשוב שממש אסור לשכוח לדעתך בכתיבת הצעת מחיר, אשמח לשמוע על כך בתגובות!

הערה לסיום: כמובן שככל מה שכתבתי כאן הוא בגדר המלצה בלבד ואין לדברים תוקף משפטי. תמיד כדאי לבדוק לעומק שההצעה מכסה אותך מבחינה מקצועית ומשפטית.